Wśród przedsiębiorców odnoszących sukcesy słynne jest stwierdzenie:
"Jeśli nie mierzysz, nie wiesz, czy idziesz we właściwym kierunku."
Zgadzamy się z tym w 100%. Co z tego, że mamy wyznaczone cele, zadania do wykonania, itp. jeśli nie weryfikujemy postępów w ich realizacji. Sukces w biznesie nie jest dziełem przypadku lub szczęścia (choć na pewno bywa ono w jakimś stopniu pomocne). Niezwykle ważne jest konsekwencja oraz systematyczne monitorowanie tego czy idziemy w dobrym kierunku. Do tego służą właśnie KPI.
KPI (Key Performance Indicators) to tzw. Kluczowe Wskaźniki Efektywności. Są to wskaźniki/mierniki, które pozwalają ocenić efektywność działań w konkretnych obszarach. Pozwalają sprawdzić/wskazują czy Twoja firma zmierza w stronę wyznaczonych celów. Można je porównać dobrego kompasu. Dla wielu osób mogą wydawać się kolejnymi tabelkami w Excelu. Jeśli jednak podejdziesz do nich w odpowiedni sposób, staną się naprawdę przydatnym narzędziem.
KPI pomagają mierzyć to, co istotne. To, co przybliża Cię do osiągnięcia celów oraz wizji firmy. Ważne jednak aby dobrać takie, które pasują do Twojego biznesu. Bez tego ryzykujesz, że skupisz się na wskaźnikach, które wyglądają świetnie na papierze, ale nie mają realnego wpływu na rozwój.
Często słyszymy stwierdzenie: „wybierz KPI i obserwuj wyniki”.
To nie jest do końca prawda. Kluczowe Wskaźniki Efektywności to nie są tylko liczby. Przede wszystkim jest to "historia", która za nimi stoi. Jeśli widzisz, że wskaźnik spada, ważniejsze niż sam spadek jest zrozumienie, dlaczego tak się dzieje. Co na to wpłynęło. Nie o samą obserwacje tutaj więc chodzi, ale również o refleksje, analizę, dedukcje.
Załóżmy, że w firmie produkcyjnej KPI to:
„procent produktów, które przechodzą kontrolę jakości za pierwszym razem”.
Jeśli ten wskaźnik spada, może to sugerować problem z jakością materiałów, procesem produkcji, a może z samą kontrolą jakości. KPI stają się więc pewnego rodzaju inspiracją do działania i refleksji nad tym, co w firmie można poprawić.
Wybór właściwych wskaźników jest bardzo ważny. Warto zadać sobie podstawowe, strategiczne pytanie:
„Co jest najważniejsze dla mojego biznesu?”.
Zmusza ono do refleksji, do ustalenia aspektów, które należy w pierwszej kolejności obserwować.
Przykładowe KPI w poszczególnych obszarach firmy mogą być następujące:
Przychody; marża brutto; EBITDA.
Koszt pozyskania klienta (CAC); zwrot z inwestycji (ROI) z kampanii; wskaźnik retencji klientów.
Liczba leadów; współczynnik konwersji; czas trwania cyklu sprzedażowego.
Czas odpowiedzi na zgłoszenia; wskaźnik zadowolenia klientów (NPS); ilość zgłoszeń reklamacyjnych.
Niektóre firmy wpadają w pułapkę „ślepego liczenia”. Jakich błędów warto unikać?
Liczenie wszystkiego naraz wprowadza chaos. Skupmy się na kluczowych elementach. Lepiej mierzyć mniej rzeczy dokładnie niż wszystko po trochu.
Liczby bez kontekstu to tylko liczby. Ustalmy, dlaczego ten konkretny wskaźnik jest ważny i jak wpływa na inne działania.
Biznes się zmienia, a wraz z nim powinny zmieniać się także nasze KPI. Warto regularnie przeglądać wskaźniki i dostosowywać je do realiów rynku.
W KPI chodzi o to, by wspierały decyzje. Jeśli wybrany wskaźnik jest ignorowany lub nie ma wpływu na działania, należy go zmienić. Pamiętaj, że KPI to narzędzie, nie cel sam w sobie. Może się okazać, że wskaźnik, który kiedyś miał duże znaczenie, teraz jest mniej istotny, bo np. zmieniła się strategia firmy.
Wiesz, co łączy skutecznych przedsiębiorców? Nie zarządzają biznesem „na czuja”. Decyzje podejmują na podstawie liczb, które jasno pokazują, czy idą w dobrym kierunku. Kluczowe Wskaźniki Efektywności (KPI) to właśnie taki kompas – pozwalają mierzyć postępy, szybko reagować na zmiany i unikać kosztownych błędów.
Tylko jak to zrobić dobrze? Jak sprawić, by KPI rzeczywiście pomagały w rozwoju firmy, a nie były tylko zestawem ładnych wykresów?
Nie każde liczby, które masz w firmie, są KPI. Prawdziwy KPI mówi Ci, czy zbliżasz się do celu. Dlatego zanim zaczniesz cokolwiek mierzyć, odpowiedz sobie na pytania:
Przykład:
Jeśli Twoim celem jest zwiększenie sprzedaży, mierzenie liczby obserwujących na Instagramie niewiele Ci powie. Za to wskaźniki takie jak liczba leadów miesięcznie, współczynnik konwersji i średnia wartość zamówienia pokażą Ci, czy rzeczywiście idziesz w dobrym kierunku.
Sam wskaźnik to za mało. Żeby rzeczywiście mierzyć postępy, potrzebujesz punktu odniesienia – wartości, do której dążysz.
Przykład:
Załóżmy, że Twoim KPI jest średni czas odpowiedzi na zapytanie klienta.
Obecnie wynosi 12 godzin, ale chcesz, by nie przekraczał 3 godzin. Teraz masz jasny cel: każda wartość powyżej 3 godzin oznacza, że trzeba coś poprawić.
To samo dotyczy sprzedaży. Jeśli chcesz zwiększyć miesięczną liczbę transakcji o 20%, to nie wystarczy patrzeć na liczby – trzeba sprawdzać, czy rzeczywiście zbliżasz się do celu, czy stoisz w miejscu.
Mierzenie KPI raz na kwartał to za mało. Dobre firmy analizują swoje wskaźniki regularnie – najlepiej co tydzień lub co miesiąc. Jak to zrobić w praktyce?
Każdy dział raportuje kluczowe wskaźniki i omawia, co działa, a co nie.
Wszystkie kluczowe wskaźniki w jednym miejscu, aktualizowane w czasie rzeczywistym.
Jeśli widzisz, że KPI spadają, od razu podejmujesz działania.
Przykład:
Masz firmę leasingową i mierzysz liczbę podpisanych umów miesięcznie. Zauważasz, że w ostatnich dwóch tygodniach ta liczba zaczęła spadać. Zamiast czekać do końca miesiąca, sprawdzasz, czy problemem jest spadek liczby zapytań, dłuższy czas decyzji kredytowych czy słaba skuteczność sprzedaży. Dzięki temu możesz szybko reagować.
Samo mierzenie KPI nie wystarczy – trzeba jeszcze na ich podstawie działać.
Przykład:
Twoja firma zajmuje się faktoringiem. Wprowadziłeś nowy system do oceny klientów i widzisz, że średni czas akceptacji wniosków skrócił się z 5 dni do 2 dni. To świetny wynik! Może warto sprawdzić, jak jeszcze bardziej usprawnić proces i wyprzedzić konkurencję?
Z kolei jeśli zauważysz, że średni koszt pozyskania klienta rośnie, może to oznaczać, że reklamy nie działają tak skutecznie jak wcześniej. Może trzeba zmienić strategię marketingową?
Biznes się zmienia – Twoje KPI też powinny. Jeśli widzisz, że dany wskaźnik nie wnosi wartości, zastąp go innym.
Przykład:
Na początku mierzyłeś liczbę nowych klientów, ale zauważyłeś, że ważniejsze jest utrzymanie tych, którzy już są. Teraz Twoim priorytetem jest KPI związane z retencją klientów i ich średnią wartością zamówienia.
Mierzenie postępów za pomocą KPI to proces, a nie jednorazowe działanie. Kluczowe kroki to:
Dzięki temu KPI stają się nie tylko liczbami, ale realnym narzędziem do podejmowania lepszych decyzji. Bo w biznesie wygrywają ci, którzy nie tylko mierzą, ale przede wszystkim wyciągają wnioski i działają.
