Na blogu poruszaliśmy już tematykę płynności finansowej. Wyjaśniliśmy jak można ją zdefiniować. Przedstawiliśmy również wskaźniki, niezbędne do oceny i kontroli tego obszaru. W dzisiejszym artykule podpowiadamy natomiast jak można płynność finansową poprawić (albo utrzymać na obecnym, dobrym poziomie). Zapraszamy do edukacji a następnie wdrażania skutecznych działań w swoim biznesie.
Jednym z najszybszych sposobów aby poprawić płynność finansową jest efektywne zarządzanie należnościami handlowymi. Pamiętaj jednak aby działania były ukierunkowane na klienta. Zbyt restrykcyjna polityka nie zawsze będzie tutaj dobrym rozwiązaniem. Działaj z rozsądkiem i wyczuciem. Dzięki temu zespoły odpowiedzialne za sprzedaż, fakturowanie i ściąganie należności w Twojej firmie będą lepiej reagować na potrzeby klientów, jednocześnie dbając o sprawne egzekwowanie płatności. Jakie działania należy wykonać?
Ważnym elementem jest również odpowiednie podejście do procedur:
1) Opracuj listę kluczowych wskaźników efektywności (tzw. KPI)1 związanych z egzekwowaniem należności. Powinny być one na bieżąco śledzone przez dedykowane do tego osoby oraz aktualizowane w miarę zapotrzebowania;
2) Motywuj zespół przez wprowadzenie KPI powiązanych z obszarem kapitału pracującego, by nadać odpowiedni kierunek wykonywanej przezeń pracy.
Więcej informacji o KPI znajdziesz w odrębnym artykule.
Optymalizacja zobowiązań nie jest taka oczywista. Na początku zdefiniuj swój priorytet. Co w danym momencie jest dla Ciebie ważniejsze – dobra cena czy dłuższy termin płatności?
Kupowanie na dobrych warunkach wiąże się często z tym, że za towar musisz zapłacić szybko. Jeśli dojdziesz do wniosku, że uniemożliwia Ci to pogarszająca się płynność finansowa skoncentruj się na następujących rozwiązaniach:
Wskazówka - usprawniaj i automatyzuj procesy związane z płatnościami.
Zarządzanie zapasami to dość trudne i czasochłonne zadanie. Nie zawsze jesteś przecież w stanie przewidzieć jak będą wyglądały przyszłe zamówienia klientów. Otoczenie gospodarcze dynamicznie się bowiem zmienia. Dostosowania polityki zarządzania zapasami do aktualnych warunków rynkowych jest jednak konieczne, aby utrzymać płynność finansową.
Na czym należy się skoncentrować?
Jeżeli prognozujesz spadek sprzedaży, a potrzebna jest Ci gotówka, zastanów się czy nie lepiej zaczekać z zakupem wybranych materiałów, towarów czy innych potrzebnych komponentów. Musisz jednak jednocześnie zabezpieczyć sobie ich dostawy wypracowując nowe formuły współpracy z kontrahentami.
Oparcie biznesu na zbyt małej liczbie partnerów biznesowych to droga do kłopotów. Ogranicz ryzyko braku dostępności poszczególnych towarów lub komponentów niezbędnych np. do produkcji Twojego wyrobu.
Ważnym jest wprowadzenie jasnego podziału odpowiedzialności wszystkich działów za poziom zapasów. Jednocześnie zapewnij dostęp do bieżącej informacji na temat realizowanych i planowanych zamówień oraz stanów magazynowych. Wymiana informacji między zespołem odpowiedzialnym za sprzedaż a tym, który dokonuje zamówień jest tutaj kluczowa.
We wszystkich opisanych wyżej procesach tj. zarządzaniu należnościami, zobowiązaniami a także zapasami, skutecznie mogą Ci pomóc nowe technologie. Automatyzowanie dzięki nim jak największej ilości działań w firmie to dziś nie innowacja tylko konieczność. Bez dwóch zdań warto z nich korzystać bo praca jest łatwiejsza i szybsza.
Nowoczesne systemy/programy IT agregują duże ilości danych z różnych źródeł. Przygotowują ich przejrzyste i zrozumiałe wizualizacje oraz umożliwiają łatwą i dokładną analizę. Pozwalają min. na:
Jakie systemy możesz znaleźć na rynku?
Pomoże Ci w zarządzaniu relacjami z klientami. Jego zadaniem jest przede wszystkim wsparcie procesu sprzedaży. Dzięki systemowi CRM możesz dokonywać analiz dotyczących klientów, sprawniej zarządzać sprzedażą i ją nadzorować.
Jego zadaniem jest z kolei wsparcie zarzadzania magazynem. Pozwala na sprawną organizację jego pracy, weryfikację stanów magazynowych a także położenia towarów i materiałów.
Jest to narzędzie analityczne, które dostarczy Ci przejrzyste i zrozumiałe analizy. Gromadzi i przetwarza dane (nie tylko aktualne ale też historyczne) oraz tworzy szczegółowe raporty dotyczące różnych aspektów firmy. Dzięki analizie danych podejmowanie trafnych decyzji biznesowych jest łatwiejsze. BI pozwali Ci uzyskać informacje:
- w zakresie przyszłych wyników firmy (min. sprzedażowych)
- bieżących procesów budżetowania
- decyzjach podejmowanych przez klientów
System informatyczny, który podobnie jak BI umożliwia kontrole praktycznie wszystkich aspektów firmy - księgowość i finanse, logistykę, sprzedaż, magazyn. Głównym celem wdrożenia w firmie systemu ERP jest zintegrowanie wszystkich procesów biznesowych w jednej bazie danych. Działanie systemu ERP jest wielopoziomowe i nastawione na ogół firmy a także na jej strategiczne cele. Co za tym idzie ułatwi Ci zarządzanie wszystkimi obszarami firmy z poziomu jednego oprogramowania.
Kultura organizacyjna to nic innego jak charakterystyczne dla danej firmy normy, zasady postępowania, akceptowane zachowania oraz wyznawane wartości. Jej transformacja to kolejny ze sposobów na optymalizację w obszarze płynności finansowej.
Zaangażowanie pracowników, odpowiednia komunikacja i wprowadzenie systemów motywacyjnych opartych m.in. o wskaźniki w obszarze kapitału obrotowego, mogą całkowicie zmienić dotychczasową percepcję zespołu i ich priorytety. Zaczną oni uważnie i świadomie podejmować decyzje, które mniej lub bardziej bezpośrednio wpłyną na poziom płynności finansowej w przedsiębiorstwie. Brzmi pięknie....
„Jutro przyjdę do firmy i zmienię kulturę, bułka z masłem" krzyknął Prezes.....guzik prawda! Postawmy sprawę jasno. O ile wcześniejsze metody można wdrożyć praktycznie w każdej firmie, w wielu przypadkach nawet stosunkowo szybko, o tyle transformacja kultury organizacyjnej to proces dużo bardziej skomplikowany i czasochłonny. Im większa firma i bardziej złożona struktura, tym będzie to trudniejsze. Trzeba się do tego procesu gruntownie przygotować. Wiedzieć dokładnie jak nasza firma powinna funkcjonować, w jakich obszarach są potrzebne zmiany. Przeprowadzenie procesu wymaga empatii, wysokich kompetencji w zakresie komunikacji i „zarządzania zmianą”. Trzeba liczyć się z oporem ludzi w firmie, z niechęcią, co jest oczywiste bo co do zasady większość z nas po prostu boi się zmian.
Nie zrozum nas źle. Nie chcemy zniechęcać do zmiany kultury organizacyjnej. Są sytuacje kiedy absolutnie trzeba to zrobić. Zanim jednak wpadniesz na pomysł aby działać w tym zakresie, zastanów się czy wdrożyłeś efektywnie pozostałe elementy. Nie warto zaczynać od razu od rzeczy najtrudniejszych. W większości przypadków wcześniej wskazane metody okażą się w zupełności wystarczające.
Rynek finansowy daje dostęp do wielu rozwiązań, dzięki którym można poprawić płynność finansową. Najczęściej przedsiębiorcy korzystają w tym celu z kredytów obrotowych oraz faktoringu (zyskuje co raz większą popularność).
Jest to forma pożyczki, którą możesz przeznaczyć na pokrycie kosztów związanych z codzienną działalnością. Sposób wykorzystanie środków cechuje duża elastyczność. Przeznaczysz je więc np. na zakup surowców, towaru, opłacenie pracowników, uregulowanie wszelkich zobowiązań, zusu, itp.
Kredyt obrotowy występuje w dwóch opcjach - w rachunku bieżącym lub kredytowym.
Ustalasz z bankiem konkretny limit wydatków (np. 20 000 zł, 50 000 zł, 100 000 zł lub każdą inną mniejszą bądź większą kwotę). Możesz korzystać ze środków finansowych w ramach dostępnego limitu co prowadzi do ujemnego salda na Twoim rachunku. Wpływy na tenże rachunek służą w pierwszej kolejności spłacie zadłużenia. Taki kredyt możesz zaciągnąć w banku, w którym posiadasz rachunek albo w każdym innym, pod warunkiem, że założysz tam rachunek.
Środki finansowe udostępnione zostają na zupełnie odrębny rachunek. Taki, który jest związany tylko i wyłącznie z obsługą kredytu. Nie wpływają tam płatności od klientów. Spłata zobowiązania jest więc bardziej elastyczna. Są sytuacje kiedy jest to bardzo dobre rozwiązanie.
Jest to usługa, w ramach której przekazujesz wystawione przez siebie faktury do zewnętrznej instytucji finansowej (tzw. Faktor). W zamian otrzymujesz na swoje konto gotówkę. Korzystając z faktoringu nie musisz czekać 30, 60 lub nawet 90 dni (w zależności od tego z jakim terminem płatności wystawiasz faktury) na płatność od klienta. Szybki dostęp do gotówki ma bardzo duży wpływ na zachowanie odpowiedniego poziomu płynności finansowej.
Faktoring w przeciwieństwie do kredytu nie jest formą zadłużenia. Ma to duże znaczenie jeśli w niedalekiej przyszłości planujesz zaciągnięcie jakiegoś kredytu i zależy Ci na utrzymaniu wysokiej zdolności kredytowej. Jego przyznanie jest też często znacznie szybsze i łatwiejsze niż kredytu obrotowego. Absolutnie nie twierdzimy jednak, że jest on lepszy niż kredyt. Wszystko zależy bowiem od konkretnej sytuacji i Twoich potrzeb.
3) O czym jeszcze należy pamiętać?
Utrzymuj na koncie bezpieczny poziom gotówki. To banał ale pamiętaj o "poduszczę finansowej". Niby oczywiste a jednak wielu przedsiębiorców o tym zapomina. Optymalnie wykorzystuj w tym celu możliwości jakie daje rynek finansowy.
Mamy nadzieje, że wskazówki przedstawione w dzisiejszym artykule pomogą Ci poprawić płynność finansową lub utrzymać na obecnym, dobrym poziomie. Zdajemy sobie sprawę, że ten proces może być skomplikowany i czasochłonny jeśli kondycja finansowa Twojej firmy jest już wyjątkowo słaba. W takim przypadku prawdopodobnie niezbędna będzie pomoc specjalistów. Jeśli jednak sytuacja nie jest aż tak słaba wdrożenie opisanych rozwiązań prawdopodobnie przyniesie dobre rezultaty. Poprawić płynność finansową czasem nie jest tak ciężko jak może się potencjalnie wydawać. Zwłaszcza jeśli w porę reagujesz na pojawiające się problemy.
Jeśli interesuje Cię tematyk płynności finansowej zapraszamy do przeczytania pozostałych artykułów z tego obszaru
